Aufgrund datenschutzrechtlicher Bedenken gab es bis jetzt bei der Verwendung von Zoom an der KU noch Einschränkungen bei der Nutzung. Vieles konnte durch den Einsatz von eigenen Servern sowie On-Premise Lizenzen abgefangen werden, aber die optimale Lösung war dies letztlich nicht.
Die KU hat nun für die zukünftige Nutzung des Videokonferenz-Tools Zoom einen neuen Vertrag mit der Telekom abgeschlossen. Dies hat zur Folge, dass die KU Mitte April von Zoom zu Telekom Zoom X wechselt. Der Vertrag nutzt hier auch den Rahmenvertrag des DFN-Vereins mit der Telekom.
Mit dem Wechsel zu Zoom X ergeben sich viele Vorteile:
- Zoom X wird ausschließlich auf Servern in Deutschland gehostet.
- Mit der Telekom als Vertragspartner haben wir jederzeit Rechtssicherheit und Transparenz.
- Mit der Telekom als Hosting Partner von Zoom X bleiben die Nutzerdaten in Deutschland.
- DSGVO-Konformität ist zu jeder Zeit gegeben.
- Der deutsche Experten-Support steht an allen Arbeitstagen zur Verfügung.
- Es müssen keine eigenen Server mehr eingesetzt werden.
- Zoom On Premise ist nicht mehr notwendig und wird mit der Umstellung eingestellt.
- Der administrative Aufwand wird geringer.
- Es ergeben sich Einsparungen von Servern/Lizenzen in der Infrastruktur.
Die Umstellung der Zoom-Nutzung auf das Angebot Zoom X erfordert allerdings eine Migration, während der Zoom nicht in gewohnter Weise genutzt werden kann. Es wurde daher vereinbart, dass die Migration an einem Wochenende durchgeführt wird, um die Auswirkungen auf Nutzende der KU möglichst gering zu halten. Die Migration wird nach Auskunft des Anbieters Ausfallzeiten von 4 bis 8 Stunden mit sich bringen. Auf Grund der Anzahl an Usern ist aber vorerst ein Tag eingeplant worden.
Termin der Umstellung
- 13.04.24 von 20:00 Uhr bis 14.04.2024 20:00 Uhr
- Zoom steht ab 15.04.24 gegen 07:00 Uhr wieder vollumfänglich zur Verfügung
Während der Umstellung sind folgende Dinge zu beachten:
- Es gibt einen Ausfall von ca. 4-8 Stunden (KU Puffer 1 Tag auf Grund sehr vieler User).
- Alle User werden ausgeloggt.
- Es ist keine Anmeldung während der Umstellung möglich.
- Es können keine Meetings angesetzt werden.
- Laufende Meetings werden beendet.
- Es können keine Meetings gestartet werden.
- Alle gespeicherten virtuellen Hintergründe werden gelöscht.
Folgende Daten werden übernommen
- Zoom Profile
- Cloud Recordings von Meetings & Webinaren
- Individuelle Usereinstellungen
- Meeting-Lizenzen
- SSO-Einstellungen
- Accountweite Einstellungen
- Chats
Weiterhin gibt es zu beachten:
- In der Nutzung von Zoom ergeben sich keine Änderungen. Es bleiben die Benutzerdaten erhalten und die Anmeldung erfolgt wie bisher auch über den SSO-Prozess der KU.
- Im Verlauf der Umstellung, werden die jetzt benutzten Einwahlnummern für die Teilnahme an Meetings und Webinaren per Telefon im Nachgang durch neue Nummern der Deutschen Telekom ersetzt. Dies erfolgt laut Telekom am Montagmorgen (15.04.2024).
- Umgestellt werden die Einwahl-Telefonnummern für die Teilnahme mittels Telefon, also für den reinen Telefonzugang ohne Video. Wer diese Funktion nutzt, sollte aus Sicherheitsgründen einen neuen Link versenden. Diesen sollte man nach der Migration in seinem Webinterface finden.
On Premise User – was ist zu beachten
- Mit dem Umzug auf Telekom Zoom X wird die On Premise Lösung eingestellt.
- Am Freitag, 12.04.2024, werden alle On Premise User gegen 12:00 Uhr auf die reguläre Lizenz umgestellt.